INFORMATIONS 

 

·  Ce mode de faire, quand bien même il ne figure pas dans nos statuts, est rendu possible par l'application des instruction contenues dans l’Ordonnance 3 sur les mesures destinées à lutter contre le coronavirus (COVID-19) et édictées par l’OFSP. Nous prendrons, en particulier, comme référence l’article 27 qui précise les éléments suivants :

Art. 27

Al. 1

La limitation du nombre de personnes autorisées à participer à une manifestation (cf. art. 6 de l’ordonnance COVID-19 situation particulière ; RS 818.101.26) s’applique également aux assemblées des sociétés. L’art. 27 permet à ces assemblées d’avoir lieu, non pas en tant que manifestations présentielles, mais sous une autre forme.

Cette disposition donne ainsi aux organisateurs de l’assemblée prescrite légalement ou statutairement pour une société (en général, les organes responsables d’une personne morale) la possibilité de prendre des mesures pour que les participants puissent exercer leurs droits tout en respectant les consignes d’hygiène et d’éloignement social de l’OFSP. Pour ce faire, ils ont le droit, contrairement aux dispositions légales à ce propos, d’imposer aux participants d’exercer leurs droits exclusivement par écrit, sous forme électronique ou par l’intermédiaire d’un représentant indépendant désigné par l’organisateur.

Al. 2

L’organisateur d’une assemblée générale doit alors informer par écrit les participants des mesures fixées à l’al. 1 au plus tard quatre jours avant que celle-ci ait lieu, afin qu’ils soient au courant des formalités et puissent effectuer les préparations nécessaires pour maintenir leurs droits. Au lieu d’une information écrite, les participants peuvent être informés via une publication électronique (p. ex. un encart sur la page d’accueil de l’entreprise) ; celle-ci doit également être mise en ligne au plus tard quatre jours avant l’assemblée.

·  Vous remarquez ainsi que les dispositions fédérales nous permettent, sans modifier nos statuts, d’organiser notre AG par correspondance. A noter que l'Ordonnance 3 OFSP précitée est valable jusqu'au 31 décembre 2021. 

• Dans ce contexte, l'envoi aux  clubs pour cette AG par correspondance sera composé des éléments suivants :

a.     Courrier de convocation et ordre du jour de l'AG 2020.

b.     Rapport d'activité complet de chacun des responsables pour l'année 2020, ainsi que textes explicatifs relatifs aux points de l'ordre du jour, avec tous les éléments nécessaires pour permettre aux membres de procéder au vote.

 

• Pour pouvoir adopter les objets soumis au vote, l'envoi comprendra une feuille récapitulative sur laquelle vous devrez répondre à chaque point par oui/non/abstention.

• L'envoi de l'ensemble des documents se fera dans la première semaine de décembre

• La feuille récapitulative sera ensuite glissée dans une enveloppe-réponse affranchie à forfait . Ces réponses seront conservées fermées jusqu’à l’échéance du délai de 30 jours. 

• L’AG (comité élargi) se réunira  à huis clos afin de traiter les réponses des membres et ensuite proclamer les résultats.

Les propositions individuelles peuvent être sans autre adressées par mail à zbinden@sefanet.ch au plus tard le 15 novembre 2020 !

Merci de respecter ce délai, toute communication reçue après ne sera pas prise en compte.

Je suis conscient que cette manière de procéder ne correspond pas à notre façon de faire habituelle, plus conviviale,  mais il s'agit de la variante la plus sûre et la plus sage dans l’état actuel de la situation médicale actuelle et imaginable pour le futur rapproché. 

Je vous remercie d'avance de votre compréhension et me tiens à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Meilleures salutations à toutes et tous et prenez soin de vous !

 

Association Vaud Tennis

Daniel Zbinden, Président